העצה הבאה היתה לגבי התנהלות נכונה עם מיילים או דואר אלקטרוני – לנקות את התיבה. ליקרא למחוק ולהעביר מהתיבה הכללית החוצה. פה הייתי צריך גם ליקרוא וגם למרות חוסר הרצון הבסיסי לנסות בשביל ליראות כי התיבה שלי והושלחםן שלי נקיים בעיקר כשהם חדשים.
אז למה לנקות – האמת שבHBRמאמרון הזה רק דיברו על כך שזה יגביר יעילות אבל למה ?
אז דבר ראשון מדובר בקישור בין סדר יעילות , אני חושב שכול בעל מלכה יוכל להסביר את הצורך בסדר של מכשירי העבודה ויש בעולם מספיק מומחי יצור רזה, מעריצי טיוטה או סתם אוהבי ביטויים שיגידו ש5S היא דרישה ליעילות ולמופתיות ויש לנקות, לסדר ולשמור על כך יום יום על מנת למנוע בזבוז. ויש חלק של צדק בטענה שלהם שסדר מוביל ליעילות אבל בזה והקשר לבריאות חניכיים עוד נגיע בהמשך.
אבל לסדר יש גם מחיר כך שהתשובה היא לא רק שם
מצאתי טענות על האפקט של רשימות מילים אין סופיות עלינו שהם לא רק “יעילות ויעילות בשם היעילות”
- תחושת לחץ אל מול התיבה המלאה וההצפה הרגשית אל מול הרשימות האין סופיות שהמשימות גדלות מאיתנו לחץ שיכול בהמשך להיתבטה בצורה פיזית – האמת התאורים שם הם פשוט של שחיקה ולחץ “רגילים” רק שפה הגורם הולך הביתה יחד איתך (עם חיברת את הטלפון למייל של העבודה).
- ביזבוז זמן – קריאה ומציאה של המיל שרצית מוצאים 22 דקות ביום כי אתה קורה גם מילים שסתם נמצאים בדרך – או לפחות את הכותרת.
- פגיעה אקולוגית כי המיילים הלא קרואים יש להם טביעת מילים פחמנית. אבל עם הסביבה חשובה לך ברמה שזאת תבדוק קודם עם הטלפון כבוי בלילה ויש לי תחושה שזהוא שלא ..
ומיצד שני יש את האפקט של ניקיון התיבה עלינו עלינו – תחושת שליטה כלומר אני לא שולט מי ישלח לי מייל , מתי ואיזה משימת תתחבה ביפנים אבל אני יכול למחוק אותו מחייב הנף עצבה ובינינו יש כמה אנשים שבכול פעם שאני שומע אותם אני מת לשים אותם בחיים בתיקיית הspam, או לקטלג אותו בשלל אופנים. ואפילו לשיעשע שיעילות כשאני מעביר בין תיקיות לעשות/דחוף/נעשה/ ותיקיות מוצר. אז ליכאורה הסימנים היו בעד השיטה אז ניסיתי אותה.
אבל ליפני כן צריך להראות את התמונה המלאה ולענות לטענות:
סדר – שווה פוסט משלו הוא טוב אבל יש לו מחיר.
לחץ – טוב זה אישי, אבל מי שרוצה מוזמן לדבר ולמצוא ביחד שיטות להתמודד
בזבוז זמן – אותם חוקרים שמצאו את ה22 דקות מצאו שמצד שני קיטלוג זה 14 דקות וחיפוש בקיטלוג 11 דקות אז ביחד אנחנו מדברים על 25 דקות שזה יוצא ביזבוז של 3 דקות לעומת המצב שלנו כאשר אנחנו לא מקטלגים
תחושת שליטה – מה שעושה לך טוב בנאדם. תסדר מילים, תיקנה שוט או שב אצל פסיכולוג.
ולמען האמת זה ניראה כמו עצה שנכתבה בשנות ה90 שאיחסון היה יקר, היום בעזרת חיפוש מהיר מתגלים כול התשובות גם לבי לתייק אותם מראש נכון ובלי להתלבט עם יש מייל עם כמה נושאים להיכן להזיז. ומה שיותר חשוב זה ניהול נכון של תוכן התיבה: לא להשאיר מידע מיותר. זה לא שמבצע אוקטובר 2019 מהרווחה אקטואלי היום או רשימת העוגות ל2016. ושוב חוזרים לעצה שכבר ניתנה יש מייל עם משימה קצרה לא לתיייק לעשות ולשכוח. שהמחשב יסנן את המילים שלא צריכים להגיע ופשוט ליבחור מה ליקרוא. אני עוד לא מספיק עסוק בשביל ליקרוא רק מילים שאני בשורת הTo.
אבל הייתי חייב לנסותף
דבר ראשון היה ביזבוז של שעה על מנת להתחיל מ0 ואז לישמור, למען האמת בהתחלה זה נתן תחושה טובה נגמר היום ניגמר המקום. אבל אז היה צריך לעשות דוח חודשי ותיקיות הגיבוי לא היו על השרת המקומי ולא היתה רשת – אז שעת עבודה הפכה לשעת שיחה. ובגדול זה היה ההבדל. קצת יותר תחושה טובה עם מחיר של תלות בסביבה. מה שמוביל אותי למסכנה שזה לא עצה רעה אבל לא טובה ועם מסתכלים לפחות על המחקר שנפל אצלי ביד זה אפילו מוריד את היעילות.אז לסיכום עם 3 דקות ביום זה מה שחסר לך אל תתייק, עם אתה צריך צקט תחושה שליטה זה שיטה זולה ועם אתה לא שייך לשתי הקטגוריות האילו – זה לא באמת משנה.
טוב אז מי שרוצה ליראות מה ניכתב כאן קודם שילחץ על 100-עצות-של-פרודוקטיביות
ומי שרוצה לעקוב במדיה אחרת שגם נותנת התראה מוזמן להיכנס לדף של חיים בעבודה